Как правильно заполнить платежную ведомость на зарплату

Ведомость на выдачу зарплаты: бланк платежной или расчетной ведомости, его образец заполнения и какие сроки получения выплаты

Есть 2 вида ведомости на выдачу зарплаты: платежная ведомость (форма Т-53) и расчетно-платежная ведомость (форма Т-49).

Ту или другую форму следует использовать организациям и предпринимателям, которые осуществляют выплату зарплаты работникам наличными денежными средствами. В этой статье мы расскажем, как использовать ведомость на выдачу зарплаты. Бланк, который вы можете бесплатно скачать, и образец заполнения ведомости на зарплату приведены ниже.

В чем отличия платежной ведомости от расчетно-платежной ведомости?

Обе зарплатные ведомости нужны для того чтобы зафиксировать факт выдачи зарплаты работникам. При этом они используются только тогда, когда выплата зарплаты осуществляется наличными денежными средствами.

Если переводить зарплату работникам на банковскую карту, то ведомости на выдачу зарплаты не нужны.

Для оформления расчетов в таком случае подойдет расчетная ведомость (форма Т-51), которая используется для расчета зарплаты.

Расчетно-платежная ведомость содержит больше сведений. Кроме размера выплаченных работнику денежных средств, в ней указывается расчет заработной платы (должностной оклад работника, количество отработанных дней, начисленные и удержанные из заработка суммы). Таким образом, расчетно-платежная ведомость используется взамен расчетной и платежной ведомости.

При получении зарплаты работники проставляют свою подпись в платежной или расчетно-платежной ведомости, подтверждая тем самым факт получения зарплаты.

Срок выдачи зарплаты по ведомости ограничен. Он определяется руководителем организации и не может превышать 5 рабочих дней. Если за это время заработную плату работнику не выдадут, она депонируется. О чем в ведомости делается соответствующая отметка «депонировано».

Образец заполнения платежной ведомости

Ниже приведен образец заполнения платежной ведомости на выдачу зарплаты. Бланк ведомости может быть заполнен от руки или с использованием машинопечатных средств.

При необходимости в зарплатные ведомости могут внесены изменения, которые должны быть оформлены надлежащим образом.

Источник:

Инструкция: как правильно составить ведомость по зарплате

Выдача заработной платы в учреждении должна быть своевременной и носить прозрачный характер независимо от того, выплачивается ли сумма вознаграждения наличными денежными средствами или безналично.

Документом, подтверждающим корректность начислений и выплат по каждому сотруднику в случае взаиморасчетов с сотрудниками в наличной форме, является ведомость на зарплату, бланк скачать бесплатно можно далее.

Начисление и выплата заработной платы отражается соответствующими бухгалтерскими записями, а документом — основанием таких проводок является зарплатная ведомость (ЗВ). Она составляется бухгалтером по законодательно утвержденным формам:

• платежно-расчетная (унифицированная форма Т-49, Т-51) — указывает расчет и фактические выплаты по каждому работнику, форма Т-49 — для наличных расчетов, Т-51 — для безналичных;
• расчетная (унифицированная форма Т-53) — иллюстрирует расчет ежемесячного вознаграждения по каждому сотруднику.

Бланк на выдачу зарплаты (бланк скачать можно в нашей статье) должен составляться ежемесячно при каждой выплачиваемой в учреждении зарплате в соответствии с нормами и правилами действующего законодательства.

Сам документ состоит из титульного листа, содержательной (табличной) части и раздела, включающего сведения о депонированной зарплате.

В платежно-расчетном документе отражаются сведения об окладах каждого сотрудника, количестве отработанных дней, производимых начислениях и удержаниях. Платежно-расчетная аккумулирует данные, содержащиеся в расчетном и платежном документах. Предлагаем бланк ведомости на выдачу зарплаты скачать бесплатно.

Лицевой счет, бланк

При исчислении зарплаты в учреждениях применяют также унифицированную форму Т-54, она обязательна к применению и закреплена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004.

Он отражает начисленный заработок по каждому отдельно взятому сотруднику за расчетный период (год либо период работы). Лицевая карточка сотрудника — бланк по зарплате каждого работника доступна к скачиванию.

Порядок заполнения

Источник: https://n-czn.ru/prochee/kak-zapolnit-vedomost-na-vydachu-zarplaty.html

Платежная ведомость – что это такое и как ее правильно заполнить?

Когда на предприятии выплачивается любая плата (заработная, премии, авансы) работникам, оформляется платежная ведомость. В сущности, можно оформлять выплаты и приходно-расходными кассовыми ордерами, но они действуют лишь в течение одного рабочего дня, что на крупном предприятии с большим количеством сотрудников просто неудобно.

Итак, мы с вами выяснили, что платежная ведомость применяется для оформления любых выплат на предприятии, давайте попробуем теперь разобраться, как правильно заполнять платежную ведомость, что для этого нужно и какой круг лиц несет за это ответственность.

Оформление платежной ведомости

Платежная ведомость относится к бухгалтерским кассовым документам, составляют ее в бухгалтерии, а затем передают кассиру. Документ составляется в единственном экземпляре.

Рассмотрим порядок оформления ведомости.

Бланк платежной ведомости

Постановлением Государственного комитета статистки от 05.01.2004 года №1 утверждена форма платежной ведомости (первичной учетной документации) № Т-53 (номер по Общероссийскому классификатору управленческой документации – 0301011).

Порядок заполнения платежной ведомости

В бухгалтерии распечатывается (или заполняется в электронном виде, а затем распечатывается) бланк по установленной форме Т-53. Документ содержит таблицу из четырех-шести столбиков и строк по количеству работников, которым предстоит получить наличные, а также итоговой строки. Образец заполнения платежной ведомости при желании можно посмотреть в интернете.

Заполнение титульного листа

Итак, бухгалтер, отвечающий за заполнение платежной ведомости, указывает на титульном листе название предприятия и структурного подразделения или фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя. Указывает также код по общему классификатору предприятий и организаций и «дебет 70» в графе «Корреспондирующий счет».

Здесь же, на титульном листе платежной ведомости формы т 53, указывается срок действия ведомости (пять дней с момента ее подписания, согласно Положению Банка России от 12.10.2011 года № 373-П) и общая сумма по ведомости (цифрами и прописью).

Указывается также дата платежной ведомости(не позже дня выдачи наличных и подписания документа) и порядковый номер (начиная от начала календарного года).

Расчетный период в платежной ведомости указывается «с__по» – ставятся те даты, за которые производится выплата. Например, первое и пятнадцатое числа месяца, если это платежная ведомость на выдачу аванса.Даже если сами выплаты производятся с двадцатого числа.

Подписание ведомости

Прежде чем кассир сможет начать выдавать средства по ведомости, ее необходимо заверить у руководителя предприятия – такая подпись послужит кассиру основанием для начала работы.

После того как будут выданы и учтены все средства, заполнение платежной ведомости т 53 проверяет главный (старший) бухгалтер предприятия. Если все в порядке, он также подписывает ведомость.

Заполнение таблицы

Если на предприятии очень много сотрудников, таблица в ведомости растягивается на несколько листов. Их количество необходимо отметить в специальной графе.

В первом столбике таблицы нужно указать порядковый номер сотрудника, во втором – его табельный номер (берется из личной карточки сотрудника), в третьем – фамилию, имя и отчество сотрудника (желательно указывать имя и отчество полностью, чтобы не возникло путаницы).

Сумма выдаваемых денег на одного работника указывается цифрами в четвертом столбике, в последней строке таблицы указывается общая сумма.

p>В пятом столбике расписываются работники, получая на руки наличные.

Правила заполнения платежной ведомости гласят, что кассир до начала выдачи средств должен проверить, все ли в ведомости оформлено правильно. В случае обнаружения неточностей и ошибок, ведомость передается в бухгалтерию для переоформления.

Исправления в платежной ведомости

Поскольку платежная ведомость относится к первичным учетным документам, лучше всего не делать в ней никаких помарок и исправлений. В случае если совершена ошибка, лучше перестраховаться и переделать ведомость со всеми подписями заново.

Если же это по каким-то причинам невозможно, ошибочные сведения аккуратно зачеркиваются, сверху пишется правильный вариант, исправление заверяется подписями тех же лиц, которые подписывают саму ведомость. Также обязательно нужно указать дату внесения исправления.

Закрытие платежной ведомости

По истечению срока платежной ведомости, даже если произведены не все выплаты, кассир оформляет закрытие платежной ведомости:

• пишет «депонировано» напротив фамилии каждого работника, который не получил деньги;
• подсчитывает выданные наличные и депонированные и выводит на последнем листе эти две суммы;
• заверяет итог своей подписью;
• выписывает расходный кассовый ордер, в котором указывает сумму выданных денег, и проставляет в ведомости номер этого ордера.

Заполненная платежная ведомость передается в бухгалтерию.

Журнал регистрации платежных ведомостей

Работники бухгалтерии должны фиксировать все платежные ведомости в специальном журнале, который ведется по форме Т-53а.

В нем отмечается назначение ведомости, выданная сумма, дата и номер ведомости, а также указываются ответственные лица. Напомним, что нумерация платежных ведомостей ведется по порядку от начала календарного года.

В заключение стоит отметить небольшой, но важный нюанс: если платежная ведомость по заработной плате может быть, как просто платежной, так и расчетно-платежной, то, например, платежная ведомость на аванс может быть только платежной, поскольку аванс не начисляется, а просто выплачивается. То же самое касается и других подобных выплат.

ipinform.ru

Источник: https://hr-portal.ru/article/platezhnaya-vedomost-chto-eto-takoe-i-kak-ee-pravilno-zapolnit

Платежная ведомость форма Т-53: в каком случае применяется, кто заполняет, образец заполнения

Исполнением обязательств руководством хозяйствующего субъекта по трудовому контракту является осуществление выплаты работающим в компании людям вознаграждения за их труд. Если это нигде не оговорено, выплата должна производиться наличными деньгами в месте осуществления работниками их трудовых функций. Чаще всего для таких выплат используется платежная ведомость по форме Т-53.

В каком случае применяется

Платежная ведомость используется при осуществлении выплат наличными деньгами работникам предприятия. При этом начисление зарплаты осуществляется в другом документе — расчетной ведомости. Кроме этого, для начисления зарплаты могут использоваться и другие документы – расчетно платежная ведомость форма 49, табель форма Т 12 и т. д.

Какие именно документы надо использовать, определяется самим предприятием исходя из особенностей осуществления деятельности. Выбранный способ отражается в учетной политике фирмы и иных документах локального характера.

Ведомость по форме Т-49 имеет смысл применять на небольших предприятиях, так как в ней одновременно происходит и начисление зарплаты, и ее выдача. Это очень удобно в целях оптимизации документооборота на предприятии.

Однако существенным недостатком данного способа является ее громоздкость. Поэтому при значительной численности штата имеет смысл применять сразу два документа — отдельно расчетную и платежную ведомости.

Таким образом, главное отличие форм Т-49 и Т-53 является то, что последней оформляется только произведение выплаты. Ее использование также предполагает применение формы Т-51 в части выполнения расчетов. Однако, применять ведомость Т-53 можно при выдаче аванса по зарплате, когда необходимо зафиксировать сам факт выдачи средств, без проведения какого-либо расчета.

Когда в компании маленький штат работников и используется расчетная ведомость, выдача зарплаты может происходить без оформления платежной ведомости. Вознаграждения работникам может выплачиваться по РКО.

бухпроффи

Важно! Если организация осуществляет выплату зарплаты путем перечисления сумм на пластиковые карты, то платежная ведомость не применяется, даже в случае незначительной численности работников. В этом случае составляются реестр на перечисление в банк.

Кто заполняет ведомость

Форма платежной ведомости подготавливается в бухгалтерии работником расчетного отдела. Основанием для ее заполнения считается расчетная ведомость. Ее данные переносятся в платежную ведомость, а потом в установленные сроки передаются кассиру для осуществления выдачи.

Составлять эту ведомость может и другой бухгалтер или должностное лицо, в обязанности которого входит начисление зарплаты.

Для платежной ведомости Росстатом предусмотрена специальная форма Т-53. Фирмы могут использовать ее, либо применять разработанный самостоятельно бланк.

Внимание! На крупных предприятиях выплата зарплаты может быть оформлена несколькими платежными ведомостями, которые заполняются на каждый отдел.

Оформленные ведомости регистрируются в специальном журнале по форме Т-53а в сквозной нумерации. Данный журнал открывается каждый год, а после его завершения храниться в течение еще 5 лет. Регистрация ведомости в журнале выполняется по номеру и дату ее оформления.

Лицевая сторона

Заполнение документа начинается с его шапки. В ней нужно вписать название организации, присвоенный ей код по справочнику ОКПО. Если по ведомости выдается зарплата какого-либо определенного отдела фирмы, то его название необходимо указать в графе ниже. Если выдача проводится общим списком — то там ставится прочерк.

В правой таблице под кодами проставляется счет корреспонденции.

Далее нужно указать, в течение каких дней будет действительна эта ведомость. По истечении этого периода документ нужно будет закрыть, а невыданные средства — депонировать.

Далее нужно проставить общую сумму к выдаче по ведомости сначала прописью, а затем в виде цифр.

Документ должны подписать директор и главный бухгалтер с проставлением расшифровок.

Справа от названия документа располагаются графы, в которых нужно указать порядковый номер документа и дату его оформления. Далее должен быть проставлен период, за который выполняется выдача зарплаты.

Оборотная сторона

На оборотной стороне ведомости обычно располагается таблица для внесения данных по работникам:

1. В первый столбец заносится номер строки по порядку.
2. Во втором, табельный код сотрудника.
3. В третьем — его полные Ф.И.О.
4. В четвертом столбце проставляется цифрами сумма, которую необходимо выдать.
5. Пятый столбец служит для заверения факта выдачи — там работник лично проставляет свою подпись при получении денежных средств.
6. Шестой столбец – справочный, в нем кассир может делать необходимые пометки. Например, указать сведения о доверенности, если деньги получает не лично сотрудник, а его уполномоченное лицо.

Внимание! В случае, когда работник не получил причитающиеся по ведомости денежные суммы, то при закрытии в графе «Подпись» проставляется отметка «Депонировано».

Последняя строка в таблице служит для подведения итогов по денежным суммам.

Если документ включает в себя несколько листов, то внизу необходимо проставить их общее количество.

Следующим шагом прописью и цифрами нужно указать сумму, которая была выдана на руки работникам, а также сумму, подлежащую депонированию. Далее, кассир проставляет свои подпись и должность.

Завершается составление документа подписью ответственного лица, которое должно проверить бланк после закрытия и подтвердить своей подписью отсутствие в нем ошибок.

Что если в ведомости обнаружены ошибки

Этот документ относится к первичным, а потому необходимо не допускать в нем исправления. Если на этапе оформления была допущена ошибка, то такой бланк уничтожается, и выписывается новый.

По правилам, кассир должен проверить наличие в документе ошибок перед тем, как начинать выдачу по нему. Если они будут обнаружены, то бланк необходимо вернуть назад в бухгалтерию.

Однако может сложиться ситуация, когда ошибка будет выявлена уже в процессе выдачи средств по документу. Соответственно, уничтожить бланк и собрать все необходимые подписи на новом уже будет невозможно.

В этой ситуации Необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неверную информацию, а сверху надписать правильную. Зачеркивание нужно производить так, чтобы старые данные легко читались. Исправление своими подписями заверяют руководитель и главбух.

Внимание! Кроме этого рекомендуется составить бухгалтерскую справку, в которой подробно описать как была выявлена ошибка и обосновать ее исправление.

Платежная ведомость открывается на строго определенный период времени — обычно, на дни выплаты зарплаты сотрудникам. Как только проходит завершающий день из срока действия, документ необходимо закрыть.

На сумму выданной зарплаты оформляется расходный кассовый ордер, к которому подкалывается закрытая ведомость. Оформленный документ передается бухгалтеру на проверку. Если все верно, то она должна быть им подписана.

Бухгалтерские проводки

Поскольку форма Т-53 предназначена исключительно для выдачи денежных средств, возможные операции с ней ограничены.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/platezhnaya-vedomost-forma-t-53.html

Форма T-53: как правильно заполнить платежную ведомость | Контур.НДС+

Контур.Экстерн
онлайн отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР, РПН

Несмотря на бурное распространение пластиковых карт, многие компании все же выдают заработную плату наличными.

Бухгалтер производит начисление и передает эту информацию в кассу организации, где кассир выдает деньги работникам. При этом составляется документ, называемый платежной ведомостью.

В нем отражается информация о начисленной плате за труд, которая в отчетном периоде подлежит выдаче наличными денежными средствами.

• Форма T-53
• Первая страница
• Оборотная сторона
• Документы

Форма T-53

Для платежной ведомости разработана форма T-53, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

С начала 2013 года этот бланк, как и многие другие, перестал быть обязательным — работодатели могут разработать собственные формы первичных документов.

На практике же зачастую применяется унифицированная форма, поскольку она уже готова и отвечает всем требованиям закона и потребностям компаний.

Форму T-53 чаще всего применяют организации, где количество сотрудников исчисляется десятками и более. Она удобна тем, что позволяет упорядочить процесс выдачы заработной платы и исключает путаницу.

Этот небольшой бланк состоит из двух листов и отражает информацию о заработной плате каждого сотрудника, а также по организации или подразделению в целом. Рассмотрим, как следует его заполнять.

Первая страница

Первый лист является титульным — на нем отражается основная информация о работодателе, периоде выплаты заработной платы и ее общей сумме.

Платежная ведомость, первая страница

Здесь следует указать такие реквизиты:

1. Наименование организации, а также структурного подразделения, если бланк заполняется только в отношении его сотрудников. Указывается согласно учредительным документам, можно добавить сокращенную форму.
2. Код ОКПО. Номер присвоен Росстатом и содержится в информационном письме.
3. Корреспондирующий счет. Обычно это счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
4. В кассу для оплаты в срок. Здесь следует указать две даты — текущую и крайнюю для произведения выплаты ЗП.
5. Сумма. Указывается общая сумма, которая передается для выплаты заработной платы. Сумма пишется сначала прописью, а затем цифрами.
6. Номер документа и дата его составления.
7. Расчетный период. Это первый и последний дни периода, за который начислена заработная плата.

Также на первом листе ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера, если он есть в организации.

Документы

• Скачать форму Т-53 Платежная ведомость

• Скачать образец заполнения формы Т-53

Источник: https://kontursverka.ru/stati/forma-t-53-kak-pravilno-zapolnit-platezhnuyu-vedomost

Расходный кассовый ордер на выдачу зарплаты 2020: образец заполнения РКО при выплате заработной платы по ведомости, как оформить КО-2?

Заработная плата может выдаваться персоналу в наличном или безналичном виде. В первом случае формируется платежная или расчетно-платежная ведомость, к которой дополнительно составляется расходный кассовый ордер.

Строгих требований при оформлении РКО при выплате зарплаты нет. Однако особенности данной процедуры нужно знать, заполняя ордер при этом вовремя и правильно.

Нужно ли оформлять?

В ведомости содержится информация о том, кому и в каком размере зарплаты нужно выплатить. При получении денег каждый работник ставит напротив полученной суммы свою подпись.

То есть ведомость отражает сведения о том, какие суммы нужно выплатить, какие уже выданы, какие депонированы.

Для того чтобы бухгалтер смог провести расход выданных наличных денег в бухгалтерском учете, одной ведомости не достаточно, необходим первичный документ – расходный кассовый ордер.

Именно РКО выступает основанием для совершения проводки по расходованию наличных из кассы – Дт 70 Кт 50.

Кроме того, ордер служит основанием для внесения в кассовую книгу регистрационной записи о произведенном расходе из кассы.

Особенности оформления

Ведомость на выдачу зарплаты может оформляться в отношении отдельного подразделения организации или по всем сотрудникам предприятия в целом.

При этом отражаются как суммы к выплате по каждому сотруднику в отдельности, так и общая сумма, подлежащая выдаче.

Расходный кассовый ордер нужно оформлять один на общую выданную сумму.

С целью выдачи заработной платы снимаются наличные денежные средства и приходуется в кассу предприятия на установленный срок, отведенный для расчетов с персоналом по оплате труда.

В течение этого срока организация обязана рассчитаться с работниками. Оставшиеся не выданные деньги должны быть возвращены на расчетный счет.

Расходный кассовый ордер следует заполнять либо в последний день этого срока, либо по факту выплаты зарплаты всем сотрудникам, указанным в ведомости.

Сумма в РКО должна точно соответствовать выданной и отраженной в платежной ведомости. Депонированная сумма отражается отдельной строкой и сдает в банк, в расходном ордере на выплату зарплаты она не должна учитываться.

Бухгалтер обязан проверить информацию в ведомости, наличие положенных подписей, после чего в этот же день заполнить расходный кассовый ордер. Номер и дата РКО проставляется на последней странице платежной или расчетно-платежной ведомости.

Только после этого заполненный ордер можно отразить в кассовой книге. До этого момента никакие записи относительно выдачи зарплаты в кассовой книге не отражаются.

Таким образом, при оформлении нужно соблюдать следующие важные правила:

• заполняет РКО бухгалтер;
• в отношении ведомости составляет один РКО;
• в ордере отражается общая фактически выданная сумма;
• заполнять РКО нужно по факту выплаты всей зарплаты либо в последний день, отведенный на расчеты с персоналом;
• на основании РКО вносится запись в кассовую книгу.

Если платежные ведомости составляют по подразделениям, то допускается оформить один расходный кассовый ордер на общую выданную сумму по всем ведомостям.

Как правильно заполнить форму КО-2?

Расходный кассовый ордер заполняют по типовой унифицированной форме КО-2.

При его оформлении в случае выдаче заработной платы особенности заполнения следующие:

• Номер документа – порядковый в соответствии с нумерацией.
• Дата – день, когда заполненная платежная ведомость поступила в бухгалтерию, то есть дата ее закрытия.
• Дебет счета – 70, при ведении аналитики по счету указывается дополнительно код аналитического учета.
• Кредит счета – 50 – счет для учета наличных денежных средств.
• Выдать – допускается указать общее понятие «работникам», так как в данном случае РКО не выступает подтверждение факта выдачи наличных денег определенному лицу, а служит только основанием для заполнения кассовой книги и отражения бухгалтерской записи.
• Основание – поясняется, что выдана заработная плата за определенный расчетный период;
• Сумма – прописью вписывается выданное количество денег;
• Приложение – реквизиты платежной или расчетно-платежной ведомости, если их несколько по подразделениям – перечисляются все;
• По – указываются реквизиты платежной ведомости, по которой выданы деньги.

Часто в строке «выдать» заполняют ФИО кассира, а в «по» — его паспортные данные. Однако это не совсем правильно.

В указанную дату кассиру фактически не выдается прописанная в расходном кассовом ордере наличная сумма, она у него находилась ранее и уже выдана работникам.

Поэтому логичнее в данном поле указать «работникам», это не будет являться ошибкой в случае выплаты заработной платы персоналу.

Также не нужно вписывать в данные строки главного бухгалтера или директора, так как такая формулировка также не будет соответствовать действительности.

Ведь эти лица не получали из кассу обозначенную сумму денег для выдачи зарплаты, так как по закону деньги должен выдавать работникам кассир из кассы.

Если главбух или директор выступает в роли кассира и выдает заработную плату, то также их ФИО не нужно проставлять в строках «выдать» и «по» по причине, обозначенной выше.

Скачать образец заполнения РКО при выплате заработной платы по ведомости

Скачать пример заполнения расходного кассовой ордера – excel.

Выводы

Если заработная плата выдается персоналу наличными деньгами, то по факту выдачи обязательно составляется расходный кассовый ордер.

РКО выступает основанием для заполнения кассовой книги и отражения расходной операции в бухгалтерском учете.

Заполняет ордер бухгалтер после закрытия ведомости.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/dok/rko-na-vydachu-zarplaty.html

Унифицированная форма платежной ведомости (форма Т-53) — образец заполнения

Платежная ведомость – первичный документ бухгалтерского учета, предназначенный для выдачи сотрудникам заработной платы, пособия по временной нетрудоспособности, различных премий и прочих выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей ( статью ⇒ Журнал регистрации платежных ведомостей).

Не нужно включать в ведомость такие выплаты своим сотрудникам, как возмещение командировочных расходов, плата за использование в работе личного имущества, дивиденды. Если строго следовать правилам, то такие выплаты  следует выдавать не по ведомости, а по отдельным расходно-кассовым ордерам на имя работника.

Если заработная плата сотруднику выплачивается на банковскую карточку, платежная ведомость не оформляется.

А вот при наличных расчетах с сотрудниками работодателю предлагается на выбор, каким документом воспользоваться при выдаче заработка своим сотрудникам – Расчетно-платежной ведомостью по форме № Т-49 или платежной ведомостью по форме № Т-53, которая заполняется на основании расчетной ведомости по форме Т-51.

Выдача зарплаты в установленные срокипо расходным ордерам не предусмотрена и является нарушением кассового документооборота.

Зарплата и прочие суммы, выплачиваемые в межрасчетный период отдельным работникам (отпускные суммы, суммы “под расчет” при увольнении, пособия по беременности и родам и т.п.), могут оформляться расходными ордерами без формирования ведомости.

В настоящее время остро стоит вопрос с защитой персональных данных сотрудника – организацию могут привлечь к ответственности за распространение личных данных, к таким данным относится и размер заработной платы.

Поскольку в платежной ведомости указан список сотрудников, они все могут увидеть не только свою заработную плату, но и заработок своих коллег.

Платежная ведомость  по форме Т-53 утверждена и введена в действие Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Особенности заполнения Формы

Законом о бухгалтерском учете организациям предоставлено право самим разрабатывать формы первичных учетных документов с условием, что они содержат все обязательные реквизиты.

Некоторые бланки документов бизнесмен не может разработать самостоятельно, и должен применять только их унифицированные образцы. К числу относятся платежные документы. Следовательно, бланк унифицированной формы платежной ведомости по форме Т-53 является обязательным к применению.

Порядок заполнения этой формы регламентируется:

– Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в Постановлении N 1 Госкомстата России от 05.01.2004;

– Указаниями Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства”.

Согласно Указаниям форма N Т-53 применяется для выплаты заработной платы наличными сотрудникам, которая была рассчитана в ведомости по форме N Т-51.

Ведомость всегда составляется в одном экземпляре бухгалтером по заработной плате.

На титульном листе платежной ведомости прописывается:

– общая сумма, подлежащая выплате;

– срок, в течение которого сумма должна быть выплачена сотрудникам.

Срок выдачи наличных денег на выплату заработной платы определяется руководителем в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка (коллективного договора) и указывается в расчетно-платежной ведомости.

При этом работодателем учитывается, что срок выдачи наличных денег на выплату зарплаты, стипендий и других выплат не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег в кассу с банковского счета на эти цели).

В отличие от расчетно-платежной ведомости, также применяемой при выплате заработной платы, в платежная ведомость содержит немного информации, в ней указываются:

• табельный номер сотрудника;
• фамилия, имя и отчество;
• сумма заработной платы, причитающейся к выплате через кассу;
• специальная графа для личной росписи в получении денег. В  платежной ведомости по истечении установленного срока выплаты против фамилий сотрудников, не получивших заработную плату, соответственно графе, предусмотренной для личной росписи сотрудника, делается отметка “Депонировано“;
• графа “Примечание”. Она используется в тех случаях, когда зарплата была получена по письменной доверенности от имени получателя заработной платы, тогда в ней указываются реквизиты предъявленного документа.

В конце ведомости прописью указываются суммы выплаченной сотрудникам под роспись и депонированной заработной платы.

На выданную по ведомости сумму зарплаты составляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указываются на последней странице платежной ведомости.

Скачать образец журнала регистрации платежных ведомостей в формате excel

см. → Ведение журнала регистрации платежных ведомостей

Действия кассира при выдаче наличности по платежной ведомости

При получении ведомости из бухгалтерии кассир:

– проверяет наличие подписи главного бухгалтера и ее соответствие образцу,

– соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.

В процессе выдачи наличных каждому сотруднику кассир:

– готовит подлежащую выдаче сумму наличных денег;

– передает ведомость работнику для подписания;

– пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за действиями кассира;

– выдает работнику наличные деньги полистным (купюры), поштучным (монеты) пересчетом в сумме, указанной в платежной ведомости. Кассир должен выдать наличные деньги непосредственно получателю, при предъявлении им документа, удостоверяющего личность;

– при выдаче зарплаты по доверенности кассир в ведомости после подписи лица, которому доверено получение наличных денег, в графе «Примечание» делает соответствующую запись. Доверенность или ее копия, заверенная в порядке, установленном работодателем, прилагается к ведомости;

– должен проследить, чтобы  работник пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. Кассир не будет принимать от работника претензии по сумме наличных денег, если работник не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, кассир оформляет записи в ведомости таким образом:

– в ведомости проставляет оттиск штампа или делает запись «депонировано» напротив тех сотрудников, которым не проведена выдача наличных денег,

– подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию,

– сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости,

– ставит свою подпись на ведомости и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру.

На фактически выданные суммы наличных денег по платежной ведомости кассиром оформляется расходный кассовый ордер.

Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, компания не имеет права.

Если компания получает денежные средства на оплату труда в банках, не полученную работниками заработную плату кассир сдает в банк в последний день, отведенный для ее выдачи.

Компании, которые имеют наличную выручку, могут не снимать деньги на зарплату в банке, а выдавать их из кассы. Нужно помнить, что деньги в кассе всегда являются наличной выручкой.

Поэтому сумму остатка на конец дня, превышающую установленный банком лимит, необходимо внести на расчетный счет организации. Пятидневный срок для выдачи заработной платы в этом случае не применяется.

Зарплата выдается в один день, а неполученные деньги депонируются в день выдачи зарплаты. Такое правило работает и в том случае, когда лимит остатка денег в кассе не превышен.

Как оформить депонирование

По истечении пяти дней, установленных для выдачи заработной платы, кассир должен на депонированные суммы составить реестр и внести в журнал учета депонированные суммы. Так как формы реестра и журнала для коммерческих организаций не утверждены, их можно разработать самостоятельно и утвердить в виде приложения к учетной политике.

В ней каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой необходимо указать его табельный номер, фамилию, имя и отчество, депонированную сумму.

Депонированные суммы нужно сдать в банк и на сданные суммы составить один общий расходный кассовый ордер.

Депонированную заработную плату выдают сотрудникам по расходному кассовому ордеру.

Дату и номер расходного кассового ордера указывают в книге депонентов или реестре депонированной заработной платы.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://rabotniky.com/platezhnaya-vedomost/