Учет в бюджетном учреждении топливных карт

Содержание

На каком счете учитывать топливные карты в бюджетном учреждении

Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты. Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС операции Дебет Кредит Приобретение за плату Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты 10 60 Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) 19 60 Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода 20, 25, 26, 44 10 Перечислена оплата поставщику 60 51 НДС принят к возмещению 68 19 Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления) Приняты на забалансовый учет электронные носители 012склад Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику 012работник 012склад Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации 012склад 012работник Списан более не используемый электронный носитель 012склад Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа.

Назвать его можно, например, акт-приема передачи. Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать.

Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику. При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации.

Минфин дал разъяснения по порядку бюджетного учета гсм

На протяжении месяца сотрудники предприятия заправляют автомобили на АЗС с помощью дисконтов.

Расход горючего по факту подтверждают путевые листы, которые оформляют и предоставляют регулярно в бухгалтерию. Также водителям требуется приложить к листу чек. Топливные карты данному требованию также не отвечают.

Затраты, связанные с приобретением топливных карт, можно расценивать как дополнительные расходы на приобретение топлива, то есть включать в стоимость бензина, приобретенного по ним.

Важно Подобный порядок учета предложен, в частности, в Отраслевых особенностях бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации, утвержденных Минздравсоцразвития РФ.

В то же время Минфин России предлагает отражать стоимость топливных карт в порядке, который установлен для документов строгой отчетности .

Конкретный порядок учета топливных карт может быть определен в качестве элемента учетной политики учреждения.

В не лимитированные карточки заносят полное количество горючего в литрах, при этом не действует никаких ограничений на сутки. ГСМ не продают по предъявлению топливных карточек, если:

Карточку заблокировали.
Запрашиваемое количество бензина больше суммы, оставшейся на карте.

Оформляем документы правильно Для получения возможности делать покупки на заправках с помощью топливной карточки, организация должна подписать договор с поставщиком. В документах указывают:

Условия сотрудничества.
Название приобретаемого топлива и его цену.
Разновидность карточек.
Дата, когда к новому владельцу по договору передан дисконт.
Стоимость, когда и как она передается организации: на бесплатной основе или при условии возврата, и пр.

Дисконт на бензин выдают учреждениям после того, как перечислена предварительная оплата.

В свою очередь водитель передает в бухгалтерию путевые листы, чеки, выписки с пластиковых карт.

Учет расходов на приобретение топливных карт в бюджетном и автономном учреждении

Подобный порядок учета предложен, в частности, в Отраслевых особенностях бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации, утвержденных Минздравсоцразвития РФ. В то же время Минфин России предлагает отражать стоимость топливных карт в порядке, который установлен для документов строгой отчетности .

То есть их учет ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Стоимость изготовления карты отражают в текущих расходах учреждения и оплачивают за счет статьи 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Конкретный порядок учета топливных карт может быть определен в качестве элемента учетной политики учреждения.

Порядок учета операций, связанных с приобретением топлива по картам, зависит от условий договора с поставщиком нефтепродуктов. Как и в случае с количественными талонами на бензин, здесь возможны два варианта:

право собственности на топливо переходит к учреждению после приобретения карты и перечисления на нее средств.
право собственности на топливо переходит к учреждению после его фактического отпуска (заправки автомобиля);

Пример За счет субсидии на выполнение госзадания для ведения деятельности, не облагаемой НДС, учреждение приобрело топливную карту. Ее стоимость составила 944 руб.

(в том числе НДС — 144 руб.).

На топливную карту перечислено 37 760 руб. (в том числе НДС — 5760 руб.).

По топливной карте водителем было заправлено в автомобиль 130 л. При этом топливо отпускается по розничным ценам, действующим в этот момент.

На день заправки автомобиля стоимость топлива составляла 37,76 руб./л (в том числе НДС — 5,76 руб.). Операции по приобретению карты, выборке и списанию бензина отражают

На каком счете учитывать топливные карты в бюджете

Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты. Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации.

Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации.

Топливная карта учет в бюджетном учреждении

Для того чтобы работники организации могли покупать топливо на заправках, используя карту, руководство перечисляет поставщикам сумму, которая предусмотрена в договоре. На протяжении месяца сотрудники предприятия заправляют автомобили на АЗС с помощью дисконтов.

Расход горючего по факту подтверждают путевые листы, которые оформляют и предоставляют регулярно в бухгалтерию.

Также водителям требуется приложить к листу чек.

Топливные карты данному требованию также не отвечают. Затраты, связанные с приобретением топливных карт, можно расценивать как дополнительные расходы на приобретение топлива, то есть включать в стоимость бензина, приобретенного по ним.

В то же время Минфин России предлагает отражать стоимость топливных карт в порядке, который установлен для документов строгой отчетности . То есть их учет ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Стоимость изготовления карты отражают в текущих расходах учреждения и оплачивают за счет статьи 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Конкретный порядок учета топливных карт может быть определен в качестве элемента учетной политики учреждения.

В не лимитированные карточки заносят полное количество горючего в литрах, при этом не действует никаких ограничений на сутки. ГСМ не продают по предъявлению топливных карточек, если:

Карточку заблокировали.
Запрашиваемое количество бензина больше суммы, оставшейся на карте.

Стоимость, когда и как она передается организации: на бесплатной основе или при условии возврата, и пр.
Разновидность карточек.
Название приобретаемого топлива и его цену.

Проведение проводок и отражение в учете приобретения бензина по корпоративной топливной карте

В учете бюджетных учреждений: Оприходование ГСМ, поступивших с использованием топливной карты, отразите проводкой: Дебет 0.105.33.340 (0.105.23.340) Кредит 0.302.34.730– оприходованы ГСМ.

Такой порядок установлен пунктами 34, 128 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 302.00). Пример отражения в бухучете приобретения ГСМ по топливным картам, не имеющим номинальной стоимости 4 июня бюджетное учреждение «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание топливной карты с пополняемым счетом.

7 июня учреждение оплатило карту, стоимость которой составляет 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). Согласно учетной политике учреждения топливные карты, приобретенные за плату, учитываются на дополнительном забалансовом счете 40К.По договору плата за обслуживание карты не взимается.

Карта предназначена для заправки автомобиля ГАЗ-3110, который используется в рамках деятельности, приносящей доход. – оплачена топливная карта (КВР 244); Увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 226)– 118 руб.

Источник: https://konsul-kirov.ru/na-kakom-schete-uchityvat-toplivnye-karty-v-bjudzhetnom-uchrezhdenii-73804/

Минфин дал разъяснения по порядку бюджетного учета гсм

Учет в бюджетном учреждении топливных карт

Списывают ГСМ, на основание путевых листов, который соответственно предоставляет водитель. Всю норму которую должно расходовать транспортное средство, устанавливает руководитель предприятия, руководствуясь официальными нормами и прочими инструкциями для руководителя.

АВТОР СТАТЬИ: Ярова Нина Валерьевна Год рождения: 1984Страна/Город: Россия / ТулаОбразование: Высшее экономическоеи высшее филологическоеВУЗ: ТулГУМесто работы: Сервис «Правовед»Должность: Бухгалтер-консультантСемейное положение: замужемО себе: Имею опыт работы в государственных и коммерческих структурах.

В настоящее время работаю на дому: пишу статьи, консультирую людей по телефону. Работа на дому позволила мне наконец-то заняться написанием своей кандидатской диссертации.

Ответ от 05.07.2016 Порядок бухгалтерского учета топливных карт в инструкциях по бухгалтерскому учету для учреждений госсектора не установлен. Следовательно, учреждение, исходя из экономического содержания операции, вправе разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Согласно п. 1.7 Технических требований к электронным контрольно-кассовым машинам (ККМ) для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом (утв.

решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам, протокол № 14 от 10.11.1994) магнитные и чиповые карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.

https://www.youtube.com/watch?v=VoVqA_Y9yPA\u0026list=PLRNJu4dCnSc0KShZcp97UuaNj6GWaIxA0

С этой точки зрения топливную карту можно было бы рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ (п.
169 Инструкции, утв.

Топливные карты в бюджетном учете

После того, как закончится период ее действия, карту возвращают поставщикам, а они, в свою очередь, залог за услугу. В такой ситуации купленная карточка не является собственностью предприятия, поэтому для ее учета также используют дополнительный забалансовый счет.

Расход горючего по факту подтверждают путевые листы, которые оформляют и предоставляют регулярно в бухгалтерию. Также водителям требуется приложить к листу чек.

Как учитывать топливные карты в бюджете и отчетах предприятий

Важно

В не лимитированные карточки заносят полное количество горючего в литрах, при этом не действует никаких ограничений на сутки. ГСМ не продают по предъявлению топливных карточек, если:

Карточку заблокировали.
Запрашиваемое количество бензина больше суммы, оставшейся на карте.

Оформляем документы правильно Для получения возможности делать покупки на заправках с помощью топливной карточки, организация должна подписать договор с поставщиком.

В документах указывают:

Название приобретаемого топлива и его цену.
Стоимость, когда и как она передается организации: на бесплатной основе или при условии возврата, и пр.
Разновидность карточек.
Условия сотрудничества.
Дата, когда к новому владельцу по договору передан дисконт.

Дисконт на бензин выдают учреждениям после того, как перечислена предварительная оплата.

Бюджетные учреждения: учет гсм

В свою очередь водитель передает в бухгалтерию путевые листы, чеки, выписки с пластиковых карт. В конце месяца предприятие проводит сверку представленных данных и при их совпадении и соблюдении норм расходов списывает ГСМ.

Ищите виновного! Расходы на ГСМ можно принять к учету только в пределах установленных норм, скорректированных на предприятии. Если фактический расход топлива превысил утвержденную норму, то способ списать «перерасход» есть.

Сделать это можно на основании письменного распоряжения руководителя учреждения. Однако для такого распоряжения необходимо обоснование.Перерасход следует зафиксировать не только путевыми листами, но и контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями.

Учет топливных карт для приобретения гсм

Ситуация 2 По условиям договора с поставщиком нефтепродуктов право собственности на топливо переходит к учреждению в момент перечисления средств на топливную карту. В день перечисления денег стоимость топлива составляла 37,76 руб./л (в том числе НДС — 5,76 руб.).

Соответственно, учреждением было приобретено в собственность 1000 л бензина. Операции по приобретению карты, выборке и списанию бензина отражают в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится): Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 26 730 – 944 руб.

— отражены затраты на приобретение топливной карты и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС); Дебет 4 302 26 830 Кредит 4 201 11 610 – 944 руб.

Как начать учет гсм по топливным картам

Топливная карта — техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на автозаправочных станциях (АЗС), представляющее собой носитель информации, подтверждающий право на получение определенного количества (объема) топлива в торговых точках (АЗС).

При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях топливными картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке транспортных средств.В составе комплекта таких документов обязательно должны присутствовать чеки контрольно-кассовой техники, в которых может не указываться сумма продажи (покупки), но обязательно должны отражаться сведения о количестве отпущенных нефтепродуктов (смотрите, в частности, п.п.

Учет топливных карт в бюджетном учреждении

Данные «лимиты» отражены в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р (далее — Методические рекомендации).

Сами нормы предназначены для расчетов планового расхода, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и работ, для расчетов по налогообложению предприятий и т.д.Горюче-смазочные материалы должны расходоваться в пределах установленных норм.

https://www.youtube.com/watch?v=zUXrOEKBoHU\u0026list=PLRNJu4dCnSc0KShZcp97UuaNj6GWaIxA0

Минтрансом России 29 апреля 2003 г.).

Источник:

Оформляем документы правильно

В документах указывают:

Название приобретаемого топлива и его цену.
Стоимость, когда и как она передается организации: на бесплатной основе или при условии возврата, и пр.
Разновидность карточек.
Условия сотрудничества.
Дата, когда к новому владельцу по договору передан дисконт.

Затем его отдают конкретному водителю, работающему на предприятии. В конце месяца поставщики, как правило, предоставляют организации, с которой заключен договор, такие документы:

Товарная накладная на количество и общую сумму оплаты горюче-смазочных материалов.
Счет-фактура.
Акт для сверки расчетов.

Правила учета в бюджете топливных карт

Вести учет топливных карт в бюджете предприятия нужно по алгоритму, который зависит от условий договоров.

Так, при передаче дисконтов за плату, их рассматривают при бюджетном учете в качестве документов, которые нужно учитывать с помощью бланков строгой отчетности. Топливная карта вносится на забалансовый счет 03.

Для аналитики потребуется Книга учета бланков строгой отчетности. Оплата учитывается единовременно, если есть необходимость.

В случае передачи дисконта с возвратом организации требуется внести на расчетный счет компании-поставщика горючего залог за предоставленную карточку.

После того, как закончится период ее действия, карту возвращают поставщикам, а они, в свою очередь, залог за услугу.

В такой ситуации купленная карточка не является собственностью предприятия, поэтому для ее учета в бюджете также используют дополнительный забалансовый счет.

Для того чтобы работники организации могли покупать топливо на заправках, используя карту, руководство перечисляет поставщикам сумму, которая предусмотрена в договоре.

На протяжении месяца сотрудники предприятия заправляют автомобили на АЗС с помощью дисконтов. Расход горючего по факту подтверждают путевые листы, которые оформляют и предоставляют регулярно в бухгалтерию.

Также водителям требуется приложить к листу чек.

Учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2018 году — бухгалтерский по топливным картам, как вести, в НКО

Что такое горюче-смазочные материалы. Как вести учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2018 году. Что такое топливные карты. Особенности учета ГСМ в НКО и бюджетных организациях

Источник: https://allzakon.ru/razbor/minfin-dal-razyasneniya-po-poryadku-byudzhetnogo-ucheta-gsm.html

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Учет в бюджетном учреждении топливных карт

Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля объемов приобретения ГСМ сотрудниками организации, за который обычно отвечает бухгалтер компании.

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Порядок работы сервиса

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

перечисление аванса поставщику ГСМ;
списание денежных средств в оплату;
отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
остатки денежных средств.

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.
Проводки по учету электронных носителей АЗС

операцииДебетКредит

Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты	10	60
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)	19	60
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода	20, 25, 26, 44	10
Перечислена оплата поставщику	60	51
НДС принят к возмещению	68	19
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители	012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику	012работник	012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации	012склад	012работник
Списан более не используемый электронный носитель	012склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

накладную (акт приема-передачи);
счет-фактуру;
отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей

операцииДебетКредит

Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС	60авансы	51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей	10	60
Отражен НДС по поступившим ГСМ	19	60
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику	60	60авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов	20, 25, 26, 44	10
НДС принят к вычету	68	19

Учет топливных карт: разбираем основы

Учет в бюджетном учреждении топливных карт

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии — это современный способ приобретения ГСМ для эксплуатации транспорта. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков.

В бухучете возникают постоянные разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика.

Применяя топливные карты, учет в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации.

Работа с топливными картами позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках именно в тот момент, когда это действительно необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.

Виды ТК различны:

лимитированные, доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит может быть выделен на сутки или неделю;
нелимитированные, по которым нет установленного ограничения, то есть отпуск топлива производится по потребности.

денежные, то есть на баланс карточки вносится определенная сумма, и при очередном отпуске ГСМ списывается его стоимость по фактической цене, актуальной на день совершения операции;
литровый, держатель ТК приобретает конкретное количество литров топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без учета динамики цен на ГСМ.

дебетовые карточки, то есть держатель ТК должен сначала пополнить баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом списывать доступные ГСМ;
кредитные ТК, отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и бухгалтерский учет топливных карт вызывает вопросы.

Как оформить топливную карточку

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию. Форма заявки индивидуальна.

Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это центральный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций).

К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки может быть предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре предусмотрен возврат ТК по окончанию действия договора.

Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — момент заправки транспортных средств в перечисленных пунктах.

Топливные карты в бухучете

Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в Учетной политике организации. Указать, на каком счете учитываются топливные карты в учетной политике, недостаточно. Необходимо раскрыть следующую информацию:

Порядок формирования стоимости ГСМ, по которой приобретенное топливо будет приходоваться в бухучете, а затем списываться.
Нормы на списание топлива по топливным картам юридического лица. При определении норм учитывайте категорию транспортного средства и период эксплуатации (зима-лето).
Метод учета и отнесения транспортно-заготовительных затрат по горюче-смазочным материалам.
Особенности налогообложения затрат в пределах норм и сверх утвержденных лимитов. В состав каких расходов будут относиться затраты при налогообложении.
Алгоритм на принятие к учету топливных карт, их списание. Необходимо обозначить причины, по которым ТК должна быть списана.
Правила, как проходит выдача топливных карт сотрудникам, как оформить нужную процедуру документально.

Требуется обозначить материально ответственных лиц, которые будут использовать ТК в работе и отвечать за их сохранность. Необходимо обозначить структурные подразделения, склады, за которыми будут закреплены ТК.

Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива. Для этого придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал учета путевых листов, акт на списание топливных карт — образцы этих документов можно как разработать самостоятельно, так и использовать унифицированные формы.

В дальнейшем потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией в рамках заключенного договора. Сверки надо проводить не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.

Бухучет трат на топливо

Когда нормативные требования определены и закреплены в учетной политике, можно перейти непосредственно к составлению бухгалтерских записей. Обратите внимание, какими записями надо отражать хозяйственные операции в организации:

Предоставление ТК во временное пользование на безвозмездной основе — ситуация довольно редкая. Поставщики в большинстве случаев предпочитают получить плату непосредственно за выпуск карточки. В этом случае стоимость самой карты без учета стоимости приобретенного топлива или внесенного аванса на баланс отразите в составе материально-производственных затрат по фактической себестоимости.

В обычной практике стоимость ТК отражают на счете 10.6 «Прочие материалы» на основании полученной товарной накладной или договора поставки горюче-смазочных материалов по ТК.

Проводки:

ОперацияДебетКредит

Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки	60	51
Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной	10.6	60
Учтен НДС по ТК	19	60
НДС принят к вычету	68	19
Стоимость карточки списана в расходы	202644	10.6

Как выдать топливную карту сотруднику? Отражать выдачу ТК на счете 71 бухучета некорректно, работник не получил никаких денег. Так как топливные карточки отнесены к бланкам строгой отчетности, то допустимо организовать их учет на соответствующих забалансовых счетах. Как будет отражаться топливная карта, забалансовый счет следует закрепить в учетной политике.

При списании ТК подготовьте акт и сделайте соответствующую запись в бухучете по кредиту забалансового счета, на котором оприходована ТК. Причиной списания топливных карт могут быть: смена поставщика, моральное устаревание, физический износ или порча.

Учет горюче-смазочных материалов осуществляйте в отдельности от стоимости самих ТК. Сначала отражается предоплата, то есть пополнение баланса карточки. Дальнейшие операции проводятся на основании документации, полученной от поставщика по итогам расчетного периода. В обычной практике — по итогам месяца.

Поставщик собирает информацию со всех точек карточных терминалов АЗС, проводит анализ и обобщение информации. Затем формирует отчетную документацию:

Итоговый отчет по операциям, к примеру, за месяц.
Товарную накладную.
Счет-фактуру.
Акт сверки взаиморасчетов.

Полученные документы требуется сверить с путевыми листами, чеками о заправке, индивидуальными учетными отчетами работника. Выявленные разногласия следует устранить незамедлительно. Теперь следует оприходовать ГСМ на счет 10.3 «Топливо» на основании товарной накладной и отчета по операциям. Списание проводите на основании путевых листов.

Проводки:

ОперацияДебетКредит

Перечислен аванс на баланс топливной карты	60.2	51
ГСМ приняты к учету на основании товарных накладных	10.3	60.1
Учтен НДС	19	60
НДС принят к вычету	68	19
Предоплата зачтена на основании акта сверки взаиморасчетов с поставщиком ГСМ	60.1	60.2
Горюче-смазочные материалы списаны на основании путевых листов	202644	10.3

Налоговый учет

Отдельное внимание уделите правилам налогообложения таких затрат. В учетной политике для целей налогообложения закрепите:

Порядок отнесения затрат на покупку самой ТК. Здесь допустимо несколько вариантов:

списание на прямые затраты;
включение в расходы, связанные с содержанием транспортных средств;
отнесение в состав прочих затрат.

НДС, включенный в стоимость ТК, можно принять к вычету, но только после принятия ТК к учету и получения счета-фактуры на нее. Применение вычета считается правомерным, если организация является плательщиком НДС и использует карты в налогооблагаемых операциях.

Порядок отнесения затрат на ГСМ. Расходы этой категории могут быть учтены при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, но только при соблюдении условий:

расходы обоснованны, издержки произведены в рамках установленных норм;
подтверждены документально (чеки, квитанции, счета-фактуры, накладные);
совершались с целью осуществления основного вида деятельности, приносящей доход.

Проводки по ТК для бюджетников

Учреждения бюджетной сферы обязаны вести бухучет по особым нормам. Как и коммерческим субъектам, необходимо обозначить все ключевые моменты по ведению учета ТК и ГСМ по ним в учетной политике.

Как отражать в учете бюджетного учреждения такие операции:

Куплена ТК на сумму 500 рублей.
Перечислен аванс — 50 000 рублей.
Заправки по карте — 7000 рублей.

ОперацияДебетКредитСумма, рублей

Отражены расходы учреждения по изготовлению топливной карты	0 401 20 2260 109 ХХ 226	0 302 26 730	500,00
Произведена оплата за изготовление ТК	0 302 26 830	0 201 11 610Одновременно по забалансуПо кредиту счета 18	500,00
Топливная карта принята к учету на забаланс	03	1,00
Перечислен аванс поставщику ГСМ	0 206 34 560	0 201 11 610Одновременно по забалансуПо кредиту счета 18	50 000,00
Учтен бензин, полученный водителем при заправке по топливной карте	0 105 33 340	0 302 34 730	7000,00
Списаны израсходованные ГСМ	0 401 20 2720 109 ХХ 272	0 105 33 440	7000,00
Частично зачтен аванс в части полученного топлива по ТК	0 302 34 830	0 206 34 660	7000,00

Законодательное обоснование

Действующие законодательные нормы:

Порядок оприходования ГСМ — п. 5 и 6 ПБУ 5/0.
О переходе прав собственности на топливо — ст. 223 ГК РФ и ст. 458 ГК РФ.
Вычет по НДС — п. 1 ст. 172 НК РФ.
Нормы расхода горюче-смазочных материалов — Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р.
Необходимость документального подтверждения затрат на ГСМ — п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ и п. 1 ст. 252 НК РФ.

Источник: https://clubtk.ru/forms/bukhgalteriya-v-kadrakh/uchet-toplivnykh-kart-v-2019-godu-razbiraem-osnovy

Топливная карта учет в бюджетном учреждении

Учет в бюджетном учреждении топливных карт

›

23.11.2019

«Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», 2014, N 8

Бюджетные учреждения при заправке автомобиля топливом зачастую используют топливные карты.

Организации, занимающиеся сбытом нефтепродуктов, предлагают выгодные условия ценообразования: цена нефтепродуктов складывается из розничной цены на АЗС в момент заправки за вычетом скидки, размер которой зависит от объема приобретаемого учреждением топлива. О том, как вести учет топливных карт, как с помощью их приобретать топливо и производить его списание, мы поговорим в этой статье.

Общие положения работы с поставщиками топлива

При приобретении топлива по топливным картам между продавцом топлива и бюджетным учреждением заключается договор. В нем определяются условия взаимодействия сторон договора: права и обязанности сторон, цена и порядок расчетов и другие условия сотрудничества.

Порядок поставки топлива по топливным картам, способы оплаты у разных продавцов топлива могут отличаться. В связи с этим бюджетное учреждение выбирает того продавца топлива, условия работы которого оптимальны.

Мы в рамках статьи рассмотрим лишь одну, наиболее часто встречающуюся схему взаимодействия продавца (организации, занимающейся сбытом топлива) и покупателя (бюджетного учреждения).

Как правило, договором поставки предусматривается отпуск топлива при наличии 100%-ной предоплаты. Перечисленная покупателем топлива сумма денежных средств отражается на топливной карте.

То есть бюджетное учреждение — продавец на счет поставщика перечисляет некую сумму денежных средств (обычно это установленный в учреждении ежемесячный лимит отпуска топлива, умноженный на стоимость литра топлива у данного продавца). Денежные средства перечисляются на основании счета, выставленного продавцом.

Реже встречается другая схема расчетов между покупателем и продавцом: когда покупателю устанавливается определенный лимит отпуска топлива в месяц, по итогам которого он производит его оплату.

https://www.youtube.com/watch?v=UHB5b3xMtOs\u0026list=PLe3ymTitcPzgvsNHzLKbZbGxEjXIJn7wS

Ежемесячно продавец топлива предоставляет покупателю комплект документов, необходимых для отражения в учете операций по приобретению топлива (счет на оплату топлива, счет-фактуру, отражающий объем отгруженного товара — топлива, товарную накладную, акт сверки расчетов, оборот по топливным картам с указанием количества поступивших на топливную карту денежных сумм, количества заправок и объема заправленного топлива с обозначением места заправки по карте и др.). Списание средств производится при отпуске топлива на основании предъявленной лицом топливной карты. Следует отметить, что в некоторых договорах поставки прописывается, что любое лицо, являющееся фактическим держателем топливной карты, выданной продавцом покупателю во исполнение договора, считается уполномоченным представителем покупателя (бюджетного учреждения). При этом оператор АЗС не обязан дополнительно проверять наличие соответствующих полномочий у держателя топливной карты. То есть в случае, если при утере топливной карты ею воспользуется другое лицо и заправит свой автомобиль, продавец за то, что он заправил этот автомобиль, ответственности не несет.

Как нами уже упоминалось выше, продавцом может быть установлена скидка покупателю топлива — бюджетному учреждению при приобретении определенного объема топлива.

Также продавец может оставить за собой право отпускать топливо покупателю при отсутствии денежных средств на карте, но при этом покупатель обязуется оплатить топливо по действующим на АЗС отпускным ценам — без скидок (данное условие прописывается в договоре).

В случае отпуска топлива без предварительной оплаты покупатель обязуется произвести оплату в течение установленных договором банковских дней, исчисляемых с даты получения счета. Моментом исполнения обязанности по оплате топлива считается дата зачисления соответствующей суммы денежных средств на расчетный счет продавца.

С продавцом топлива, как и с любым другим контрагентом, проводится сверка расчетов. Иногда условия и периодичность проведения совместной сверки расчетов между покупателем и продавцом топлива также оговариваются в договоре поставки.

В частности, может быть прописано, что акт сверки расчетов составляется стороной-инициатором в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан уполномоченным представителем стороны-инициатора и скреплен его печатью.

В течение установленного договором срока (например, такой срок может быть определен как десять рабочих дней со дня получения акта сверки расчетов) сторона-получатель должна подписать, скрепить печатью и направить один экземпляр акта сверки расчетов стороне-инициатору или направить стороне-инициатору свои письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки расчетов информации. Акт сверки расчетов считается принятым стороной-получателем без возражения и в редакции стороны-инициатора, если сторона-получатель в течение определенного договором срока не направит стороне-инициатору один экземпляр акта сверки расчетов, подписанный и скрепленной печатью стороны-получателя, или письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки информации.

Правила получения и учета топливных карт

После заключения договора поставки топлива организацией ответственный работник бюджетного учреждения (материально ответственное лицо) получает топливную карту у поставщика нефтепродуктов на основании выписанной на него доверенности. За изготовление топливной карты продавец может потребовать уплаты ее стоимости, либо стоимость топливной карты может быть включена в стоимость топлива.

Передача топливной карты оформляется актом приема-передачи. Организация, занимающаяся сбытом нефтепродуктов, является коммерческой организаций, и ей в силу норм ст. 9 Федерального закона от 06.12.

2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) разрешено самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных документов.

Поэтому для оформления акта приема-передачи топливной карты (топливных карт) можно не использовать унифицированную форму, но в самостоятельно разработанной форме должны содержаться все обязательные для первичного документа реквизиты, перечисленные в ст. 9 вышеназванного Закона и п. 7 Инструкции N 157н .

https://www.youtube.com/watch?v=8J1FR8gJHDw\u0026list=PLe3ymTitcPzgvsNHzLKbZbGxEjXIJn7wS

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Примечание. Формы первичных учетных документов коммерческих организаций устанавливает их руководитель. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора определяются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

При утере топливной карты покупатель — бюджетное учреждение сообщает об этом продавцу. Карта блокируется, а покупателю изготавливается новая топливная карта. Изготовление новой топливной карты взамен утерянной продавец оплачивает отдельно по стоимости, указанной в договоре поставки.

Перечисленные покупателем товара — бюджетным учреждением денежные средства в счет оплаты топлива отражаются на «карточном» счете, открытом к топливной карте. Стоимость заправки по топливной карте списывается со счета покупателя в момент обработки трансакции обслуживания, полученной при инкассации с терминала.

Топливные карты в большинстве своем программируются по двум схемам:

суточный лимит в литрах — на топливную карту устанавливается суточный лимит определенного вида топлива в литрах, превысить который не представляется возможным. То есть каждые сутки (с 00.00.00 по 23.59.59) держателю топливной карты разрешено заправляться конкретным видом топлива в пределах установочного лимита независимо от того, заправляется он каждый день или несколько раз в месяц;
электронный кошелек в рублях — на топливную карту программируется электронный кошелек, работающий аналогично дебетовым банковским картам. В результате каждая карта имеет свой собственный лицевой счет (электронный кошелек), остаток денежных средств на котором можно всегда узнать.

Также на топливную карту может быть установлен месячный лимит потребления топлива в рублях.

Выбор схемы программирования топливной карты производится покупателем топлива — бюджетным учреждением. В ходе использования топливной карты возможны смена одной схемы другой или изменение размера суточного лимита отпуска топлива в литрах. Изменение работы топливных карт производится на основании заявления покупателя топлива — держателя топливной карты.

Бухгалтерский учет

В этом разделе статьи, руководствуясь нормами Инструкций N N 157н и 174н , рассмотрим, как на счетах бухгалтерского учета отражается приобретение топлива с использованием топливных карт.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Источник: https://document-expert.ru/novosti/toplivnaya-karta-uchet-v-byudzhetnom-uchrezhdenii.html

Нет комментариев