Журнал учета трудовых книжек скачать титульный лист

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму.

В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы.

Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

&nbsp}

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Форма книги

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Замена регистрационного журнала

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Заполнение

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

• трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
• впервые оформленных документах,
• вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки.

В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой.

В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Требования к регистрационным журналам

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Источник: https://hr-portal.ru/article/oformlyaem-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek

Скачать бланк журнала учета трудовых книжек

Работников отдела кадров, лиц ответственных за архив может интересовать доступность к общепринятым бланкам для оформления журнала трудовых книг.

Обычно онлайн запрашиваются формы книг, необходимые для временного хранения оригиналов документов. Касается случаев, если требуется принятый в делопроизводстве образец правильного заполнения журнала по учету трудовых книжек.

Что это такое

Представляет собой прошитый и опломбированный реестр. Хронологическая отчетность упрощает просмотр записей по движению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Система учета, хранения оригиналов утверждена официально. Процедура ведения журнала содержится в инструкциях, закреплена на законодательном уровне.

Скачать бесплатно бланк журнала в формате excel можно здесь.

Несложная форма позволит:

• обеспечить строгий учет как уже заполненных трудовых, принятых на хранение от лиц, устроившихся на официальную работу, так и чистых подшивок. В запасе должны иметься новые экземпляры, предназначенные для оперативного оформления отношений в будущем;
• задействовать специально оформленный внутренний журнал для оперативной работы с оригиналами трудовых и вкладышей;
• вести достоверные записи по движению и выдаче документов с фиксацией оперативной информации по каждому сотруднику.

Такой журнал систематизирует делопроизводство, экономит время на разбирательствах, когда приходится выдавать справки, вести отчет по заполнению вкладышей или движению трудовых книжек работающих или увольняющихся сотрудников.

Касается ситуаций, если необходимо срочно найти необходимые документы, выписки, приказы или приходится работать непосредственно с оригиналами для выяснения общего стажа или последнего места работы.

Обязательно ли его вести

На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг. Общепринятый вид одобрен постановлением № 69 Минтруда РФ (10.10.2003).  Это касается типового образца, где предусмотрено 13 граф.

Ведя учет и перемещая – не забывайте соблюдать хронологию, вначале заполняя первую графу. Регистрация должна охватывать не только берущиеся на учет книги о трудовой деятельности сотрудников, но количество вкладышей к ним.

Регистрируя всех поступающих на официальную работу, работодатель обязан строго соблюдать закон, придерживаться действующих инструкций. Как правильно вести учет трудовых книг отражено в постановлении № 225 Правительства РФ (16.04.2003) п. 40, где указаны особенности оформления отчетного документа.

Кроме взятия на учет книги о трудовой деятельности от вновь поступившего на работу, в этом журнале принято делать отметки о:

• передаче (под роспись) на руки уволившемуся его документа;
• оформлении вкладыша, если чистые страницы закончились и нужно подшить листы для новых записей;
• выдаче дубликата (в случаях необходимости);
• заполнении нового бланка, когда сотрудник оформляется на первое место работы.

Необходимо придерживаться хронологического порядка, требуемого для реестра, чтобы не нарушить правильность всех записей.

Форма строго обязательна к заполнению. Работодатель не вправе отказаться от ведения такого журнала, что зафиксировано постановлением № 225 Правительства РФ (16.04.2003).

Имея перед глазами образец, где указаны все графы (13 по общепринятой форме) заполняемого журнала, лица, ответственные документировать прием на работу и увольнение сотрудников, смогут без труда переносить сведения из персональных книжек в нужные ячейки бланка.

Образец заполнения:

Для учета движения документации при оформлении этого журнала – грамотно подпишите книгу, не забыв заполнить информацию для титульного листа. Указывается название предприятия и документ, где на титульной страничке принято заполнять даты (начало и окончание в оформлении книги).

Строго соблюдая нумерацию записей, последовательно в каждой графе бланка необходимо будет заполнить сведения с занесением:

Как пронумеровать

Придерживаясь установленного порядка для оформления бланка, лица ответственные за журнал по движению трудовых книжек, обязаны правильно пронумеровать подшивку. Документ предполагает сквозную нумерацию страниц, обязательно прошивается. Номеровать допустимо как страницы, так и отдельные листы.

При этом обеспечивается строгая отчетность в журнале, где невозможно самостоятельно добавить или преступно изъять из книги отдельные элементы. Не нарушая правил отчетности, журнал должен иметь заверительную запись.

Кто подписывает

Рассматриваемая форма книги заполняется ответственным лицом и на задней обложке журнала содержит стандартные сведения. В них входят:

• название отчетного журнала;
• общее количество листов (или страниц);
• дата начала ведения реестра;
• подпись с указанием должности лица заверяющего и его ФИО.

Для оформления этого реестра рекомендована твердая обложка. Не только на случай принятия на работу или для увольнения используется книга, но и для случаев, рассмотренных в этой статье выше.

Периодом ведения данного журнала считается заполнение всех прошитых листов. В делопроизводстве предусмотрен срок хранения записей этой книги до 75 лет.

Как прошить   

Для любого документа важно правильно прошить все страницы, чтобы невозможно было изъять отдельные листочки. Цельность реестру гарантирует прочная и сплошная шелковая нить, применяемая для прошивки.

Ее концы еще до начала ведения этого документа должны пройти пломбировку на задней обложке. Форма заверяется специальной печатью и нанесением других реквизитов с подписью ответственного лица.

Чтобы все сведения книги сохранились, имели статус 100% достоверности, важно заверение поручить руководителю фирмы. Ни его зам., ни сотрудники, ответственные за делопроизводство, не вправе расписаться на обороте этого реестра.

Скрепление ниток в прошивке с заверительной записью должно подкрепляться пломбой (иметь сургучную печать). Недопустимо применять в виде аналога пломбы из бумажных фрагментов или наклейку. В Правилах о ведении и хранении трудовых (4 абз., п. 41) допустимо использовать только опломбирование сургучом.

Исправление ошибок

Когда возникают ситуации – если требуется исправить определенную запись или неверно занесенные сведения, выявленное несоответствие аккуратно зачеркивается. Затем делают запись с корректной формулировкой, указывая все исправления. Сообщают на внутренней части обложки, придерживаясь аналогии по внесению изменений в трудовой.

Если требуется корректировать ошибку, конкретизируется каждая неверная запись с порядковым номером, ставятся дата и роспись, что заносятся в журнал ответственным лицом.

Важно вовремя исправлять найденные ошибки или явные несоответствия, при этом все отметки должны быть аккуратными и иметь «читабельный» вид.

Ответственность за отсутствие

Для руководителя важно постоянно вести этот документ, который хранится у того, кто за реестр ответствен. Каждая запись должна производиться в строгом соответствии с правилами ведения журнала.

При отсутствии в организации такого документа, или в случаях неправильного ведения, заполнения книги учета трудовых книжек, контролирующий орган вправе расценить ситуацию как явные несоответствия в делопроизводстве и законодательства.

Чтобы вас не оштрафовали по несоответствиям КоАП РФ (ст.5.27), рекомендуется придерживаться общих правил в заполнении и ведении этого реестра.

Минимальным штрафом для должностного лица за отсутствие этого реестра является 1 тыс. руб., а для компании сумма составит – 30 тыс. руб.

В каждой организации придерживаются установленных норм в ведении журналов. Если рассматривать выдачу на руки сотрудникам этого реестра, то стоит отметить, что:

• журнал для учета трудовых книжек попадает к увольняющемуся лицу при получении его трудовой;
• если человек решил уволиться, то заполняют 12 и 13 графы книги, в которой ведется строгий учет трудовых;
• графа 12 указывает точную дату возврата книжки уволившемуся с предприятия;
• графа 13 имеет место для росписи непосредственно самого сотрудника – он, получая трудовую, расписывается в реестре, тем самым свидетельствуя отсутствие каких либо претензий к работодателю.

Все тонкости в соблюдении алгоритма действий при приеме и увольнении сотрудников помогут не нарушить хронологию этого реестра, что очень важно при выдаче справок и другой оперативной информации. Ценно, когда в деле принимают участие опытные кадровики, знающие определенные нюансы в делопроизводстве.

Соблюдая корректный формат в датах сделанных записей, ответственные лица за оформление и ведение журнала, смогут избежать штрафов и административных взысканий.

Необходимо помнить, что в этой форме содержится правильное написание должностей (регламентируемое штатным расписанием компании).

Отражая идентификацию (ФИО) владельцев трудовых книжек, при заполнении журнала по учету и архивации оригиналов, недопустимо делать сокращения не только в фамилии хозяина книжки, но и просто ставить инициалы.

Принимаемые на хранение работодателем оригиналы, оформляемые вкладыши должны проходить регистрацию в этом реестре под отдельными порядковыми номерами.

Аккуратность ведения журнала позволит отразить реальность действий по перемещению трудовых и вкладышей каждого отдельно взятого сотрудника.  

по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/skachat-obrazec-zhurnala-ucheta-trudovyh-knizhek/

Книга учета движения трудовых книжек 2020 | Скачать образец

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

• название документа;
• количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
• дату начала ведения журнала;
• подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек

Источник: https://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Журнал учета трудовых книжек: скачать бесплатно образец

Все трудовые книжки сотрудников одновременно с их вкладышами сберегаются у работодателя на ответственном хранении. Кроме данной функции, ему необходимо также осуществлять учет движения документов, для чего потребуется особый журнал – книга учета.

В статье разберемся, кто ведет журнал, как правильно регистрировать книжки, как опломбировать документ.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Трудовое право категорично регулирует проблему такого учёта всех без исключения работников учреждений и частных предприятий.

Нормативную базу составляют:

На фото ниже можно увидеть, как должен выглядеть журнал учета (кликабельно):

Кто заполняет?

Журнал учета трудовых книжек можно купить готовый, а можно распечатать шаблон, который легко скачать. Некоторые даже разлиновывают обычную тетрадь и прошивают ее.

Скачайте бесплатно бланк журнала учета трудовых книжек здесь.

В большинстве случаев ответственными за ведение и хранение книги учета назначаются кадровики – инспекторы отдела кадров. Также если в организации отсутствует hr-служба, то эту функцию может выполнять руководитель лично, бухгалтер либо секретарь-делопроизводитель.

На специалиста по кадрам часто возлагаются дополнительные обязанности. Подробнее об этом по этой ссылке.

Должность значения не имеет, а ответственный должен быть назначен приказом по предприятию.

Правила ведения

Информация обо всех трудовых книжках сотрудников должна быть внесена в книгу учета с обязательной фиксацией как серии, так и их номера. При трудоустройстве в журнал вносятся данные о новых сотрудниках, а при расторжении трудового соглашения там фиксируется дата выдачи на руки трудовой книги бывшему работнику под роспись.

Как прошить книгу учета?

Журнал требуется пронумеровать и прошить, а также удостоверить подписью руководителя и печатью предприятия, соответствующим способом:

• Проделать 3 отверстия у линии сгиба листов шилом либо дыроколом. При этом немаловажно не испортить уже существующие записи.
• Шить необходимо шнурованной либо просто толстой ниткой, возможно также сделать это и обычными нитками, сложенными в несколько раз. Нитки продеваются через все отверстия таким образом, чтобы их концы вышли к задней стенке журнала. Затем необходимо сделать узелок и обрезать лишние нитки, сохранив 6-8 см.
• Края ниток требуется приклеить к задней стенке книги, а поверх них – бумажный квадратик либо прямоугольник, где отмечается количество листов, подпись ответственного и печать организации, которая должна быть проставлена таким образом, чтоб захватить и этот листок, и стенку книги.

Наиболее надежны и удобны в использовании пленочные пломбы, представляющие собой пленку, которую необходимо прикрепить на тот листок, что приклеен на узелок и кончики нитей прошивки. Пломба должна быть закреплена на всех них одновременно.

Внесение изменений

Основные правила исправления записей в книге учета следующие:

1. Ошибочные сведения должны быть вычеркнуты одной тонкой линией, чтобы информация была читаемой.
2. На следующей строчке вносится новая информация, а также делаются отметки «исправленному верить», дата и подпись лица, вносившего изменения.
3. Использование корректирующих жидкостей и затирок не допускается.
4. Исправление не по правилам является грубым нарушением.

Срок хранения и уничтожение

Согласно п. 695 Перечня, утвержденного Министерством культуры РФ (Приказ No 558 от 25.08.2010 г.), срок хранения данного журнала – 75 лет, по истечении которых он вправе быть утилизирован.

Штрафы

За отсутствие книги учета данных трудовых книжек или за несоответствующее ее заполнение компании грозит ответственность административного характера в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Размеры санкции составляют:

• для должностных лиц 1-5 тыс. руб.;
• для ИП 1-5 тыс. руб.;
• для юрлиц 30-50 тыс. руб.

Журнал учета трудовых книжек представляет собой один из документов строгой отчетности и подлежит корректному ведению, прошивке и опломбированию.

При несоблюдении правил заполнения журнала, а также при его отсутствии, предприятию грозит административная ответственность в виде штрафа после обнаружения несоответствий надзорными органами.

Посмотрите видео о том, как правильно заполнять журнал:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Источник: https://bizakon.ru/kadry/zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek-skachat-obrazets.html

Журнал учета трудовых книжек скачать титульный лист

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Книга учета движения трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Журнал должен иметь установленную Постановлением Российского Министерства Труда форму и соответствовать правилам оформления, закрепленным законодательно. Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности.

• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
• собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

Титульный лист журнала учета трудовых книжек

В Книгу вписываются сведения о книжках, передаваемых на хранение работодателю при поступлении на работу. Впоследствии, по увольнении с работы, трудовые выдаются на руки владельцам, о чём в соответствующих графах № 12 и 13 вносятся необходимые записи.

Титульный лист книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заполняется работником организации, на которого оформлен приказ о соответствующей ответственности.

На законодательном уровне предусмотрена смена ответственного за ведение документационного учета, подразумевающая оформлении изменений посредством приказа, и передачу книги учета новому лицу с использованием внутреннего документа по предприятию акта-передачи.

Прежде чем приступить к оформлению первого листа документа следует удостовериться в соответствии законодательным нормам и правилам книги, в которой каждая страница должна иметь свой номер и быть опломбированной.

Журнал учета трудовых книжек титульный лист скачать

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

В настоящее время реестр учёта — это стандартизированная форма для отражения движения трудовых книжек, включающая в себя тринадцать граф на каждом развороте, заполнение которых поручено сотруднику отдела кадров или другому ответственному лицу.

Каждая из граф имеет чёткое назначение, а в целом и общем они отражают процессы приёма, создания, выдачи, пересылки и передачи документов, подтверждающих реальный трудовой стаж гражданина.

Регистрация осуществляется при постановке сотрудника на кадровый учёт, и каждая запись, будь то сама книжка (или вкладыш), получает номер в порядке очерёдности поступления.

Приобрести книгу учёта движения ТК можно в тех местах, где обычно продают подобного рода продукцию – различные бланки, журналы и пр., изданные на предприятиях, имеющих отношение к ФГУП «Гознак». Вкладыши: что это такое? Вкладыш – это продолжение ТК, в которой заполнены все листы и разделы.

Пример «традиционного» заполнения титульного листа трудовой книжки

В связи с тем, что во многих документах об образовании теперь нет указания на специальность, профессию, среди кадровых работников возник спор о заполнении графы «Профессия, специальность» титульного листа трудовой книжки.

Одни предлагают в таких случаях оставлять ее незаполненной, ибо согласно Инструкции записи о профессии и/или специальности вносятся строго на основании документов об образовании, а уж коль в таких документах специальность и/или профессия не указаны, то и «переписывать» в трудовую книжку нечего.

Другие же предлагают в спорную главу писать направление подготовки, например, при уровне образования «высшее – бакалавриат» в графе «Профессия, специальность» писать: «по направлению «Юриспруденция»».

Однако некоторые специалисты утверждают, что такой подход не совсем верен.

По их мнению, воспроизведение фамилии «разборчиво» не является подписью в действительном ее понимании, и в обоснование своей позиции они ссылаются на п.3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», согласно которому в состав реквизита «подпись» входят:

Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

Этот журнал – своего рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книг с последующим их возвращением. Он может быть приобретен уже в готовом виде, прошит, пронумерован, а затем отдан на подпись руководителя, подтвердить которую следует гербовой печатью предприятия.

Все страницы журнала номеруют, а затем скрепляют шнурком, концы которого выводятся на последней его странице, связываются, сверху приклеивается кусок обычной бумаги, на котором указывается, сколько листов данном документе, ставится подпись руководителя и печать учреждения.

Скачать книга учета движения трудовых книжек титульный лист

Страницы нумерует ответственное лицо. Количество страниц записывается на титульной странице;
оформление титульного листа происходит после того, как были завершены все вышеозначенные операции. На ней прописывается количество пронумерованных страниц в журнале, фиксируется номер пломбы, ставится заверительная подпись руководителя организации и дата начала использования реестра.

Образец заполнения: Бланк: Книга движения трудовых книжек Дополнительные материалы Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет. В бланках, изданных по образцу 1938 года, отсутствует личный номер документа.

Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала. При внесении записи в колонке ставится прочерк.

Можно ли сделать самим? Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации.